Specifieke privacyverklaring survey Gemeente-Stadsmonitor

1. INLEIDING

2. (GEZAMENLIJKE) VERWERKING

3. VERWERKER

4. DOELEINDEN VAN DE VERWERKING

5. WELKE PERSOONSGEGEVENS EN DOOR WIE VERZAMELD?

5.1. Persoonsgegevens Rijksregister

5.2. Persoonsgegevens surveyresultaten

5.3. Pseudonimisering persoonsgegevens surveyresultaten

6. GRONDSLAG VAN DE VERWERKING

6.1. Persoonsgegevens Rijksregister

6.2. Persoonsgegevens surveyresultaten

7. GEGEVENSVERWERKING BIJ GEBRUIK SURVEYTOOL

8. BEWAARTERMIJN EN -LOCATIE

9. BEVEILIGING PERSOONSGEGEVENS

10. VERSTREKKING AAN DERDEN

11. JOUW PRIVACYRECHTEN

11.1. Welke rechten?

11.2. Met wie en hoe contact opnemen?

11.3. Interne afhandeling van jouw verzoeken

11.4. Mogelijkheid om klacht in te dienen

12. RELEVANTE DOCUMENTEN

13. CONTACTGEGEVENS

---

1. INLEIDING

Het Agentschap Binnenlands Bestuur (ABB) ontwikkelt en publiceert de gemeente- en stadsmonitor (GSM). De gemeente- en stadmonitor telt meer dan 200 indicatoren, die de staat van jouw gemeente of stad in beeld brengen. Meer dan 100 indicatoren komen voort uit een grootschalige bevraging bij de inwoners van elke Vlaamse gemeente of stad. Een 100-tal indicatoren, komt uit geregisterde databanken, zoals bijvoorbeeld de inwonersaantallen, de woningprijzen of het aantal ondernemingen.

De grootschalige burgerbevraging peilt bij een representatieve groep inwoners uit elke gemeente naar tevredenheid, gedrag en participatie in hun gemeente.

We hechten veel belang aan jouw privacy. Dit alles kadert in de Europese verordening “Algemene Verordening Gegevensbescherming” die op 25 mei 2018 in werking is getreden (hierna: AVG). Onderstaande tekst vertelt je daarom welke persoonlijke gegevens we op welke manier verwerken om er generieke cijfertabellen van te maken op gemeentelijk niveau. Tegelijk informeren we je wat jouw rechten zijn inzake gegevensverwerking en privacy. We voeren alleen analyses uit op gemeentelijk niveau: de gegevens die je invult, worden op gepseudonimiseerde wijze verwerkt, waardoor de vertrouwelijkheid in elk stadium gewaarborgd wordt. We benadrukken dat het invullen van deze bevraging op geen enkele manier gevolgen voor jou zal meebrengen.

Naar de inhoudstafel

2. (GEZAMENLIJKE) VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE(N)

ABB is de zogeheten verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit houdt in dat in beginsel ABB beslist welke persoonsgegevens worden verwerkt, met welk doel dat gebeurt en op welke manier.

ABB is verantwoordelijk voor de behoorlijke en zorgvuldige verwerking van de persoonsgegevens van deelnemers aan de GSM in overeenstemming met de AVG.

De Vlaamse Statistische Autoriteit (VSA) treedt in het kader van de GSM op in haar rol van derde vertrouwenspartij/Trusted Third Party (TTP), evenzeer als verwerkingsverantwoordelijke. Meer informatie over de gegevensverwerkingen door VSA.

ABB en VSA treden ingevolge de AVG in het kader van de GSM op als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken.

Naar de inhoudstafel

3. VERWERKER

Om de survey uit te voeren heeft ABB via een openbare aanbesteding een verwerker-veldwerkbureau aangeduid, meer bepaald Homo Sapiens Sapiens bvba (M.A.S.) (hierna veldwerkbureau M.A.S.).  Meer bepaald zal dit bureau instaan voor de online bevraging, het drukwerk, de handling en verwerking van de surveys afgenomen bij de burgers in het kader van de GSM. Meer informatie over de gegevensverwerkingen door het veldwerkbureau.

Naar de inhoudstafel

4. DOELEINDE(N) VAN DE VERWERKING

Bij jouw deelname aan de GSM, vragen wij je om jouw mening en info te verstrekken in de vorm van antwoorden op de surveyvragen. Deze gegevens worden gebruikt om de GSM op te maken en op gemeenteniveau beleidsinformatie te kunnen verstrekken. De surveyresultaten worden bijgevolg verwerkt met het oog op wetenschappelijk en historisch onderzoek en statistische doeleinden.

Naar de inhoudstafel

5. WELKE PERSOONSGEGEVENS EN DOOR WIE VERZAMELD?

In het kader van de opmaak van de GSM, worden persoonsgegevens verwerkt in twee onderscheiden stromen.

5.1. Persoonsgegevens Rijksregister

Burgers ontvangen een uitnodiging per post om de survey GSM in te vullen. Zij worden aangeschreven op basis van een steekproef die getrokken wordt uit het Rijksregister. Met die redenen worden volgende persoonsgegevens ontvangen van het Rijksregister:

  • naam en voornaam van de burger: om deze te kunnen aanschrijven;
  • adres: om de burger correct te bereiken;
  • Geslacht, geboortejaar en nationaliteit: om in elke gemeente een perfecte weerspiegeling te garanderen zoals in de populatie, en dus op deze manier te zorgen voor een representatieve steekproef in elke gemeente, waarin iedereen even veel kans maakt om deel te nemen.

Om deze steekproef te kunnen trekken, werd van het Rijksregister een machtiging verkregen (Beslissing nr. 031/2019, d.d. 11 juli 2019).

Gelet op de AVG en de Belgische omzettingswet van 30 juli 2018 worden deze gegevens niet verstrekt aan ABB. Om een evenwicht te bewaren tussen het recht op eerbiediging van het privéleven en de mogelijkheid onderzoek te verrichten, is het noodzakelijk voor statistische onderzoeken die niet kunnen met anonieme gegevens, een derde vertrouwenspartij dan wel tussenpersoon aan te stellen die zorgt voor de versleuteling van de gegevens, een zogenaamde “Trusted Third Party”. ABB doet bijgevolg beroep op een derde vertrouwenspartij, meer bepaald de Vlaamse Statistische Autoriteit (VSA). VSA zal daarom de persoonsgegevens ontvangen van het Rijksregister en bezorgen aan het veldwerkbureau M.A.S.

Dit veldwerkbureau treedt op als verwerker voor de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken ABB en VSA en zal in eerste instantie de survey per post versturen naar de burgers opgenomen in de steekproef. Om deze verzending te kunnen uitvoeren, zal het veldwerkbureau ook beroep doen op bpost. Deze postale dienstverlener krijgt het adres en de naam van de burgers uit de steekproef zodat de surveys bezorgd kunnen worden. De gegevensoverdracht tussen de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken en het veldwerkbureau, wordt geregeld in een verwerkersovereenkomst.

schema verwerking persoonsgegevens

Naar de inhoudstafel

5.2. Persoonsgegevens surveyresultaten

In de survey worden vragen gesteld die betrekking hebben op verschillende soorten van persoonsgegevens. Meer bepaald komen doorheen de survey persoonsgegevens betreffende volgende categorieën aan bod:

  1. leeftijd, geslacht, nationaliteit
  2. leefgewoonten
  3. samenstelling van het gezin 
  4. vrijetijdsbesteding en interesses
  5. lidmaatschappen  
  6. consumptiegegevens
  7. woningkenmerken 
  8. opleiding en vorming
  9. beroep en betrekking
  10. andere categorie van gegevens (waarbij onder meer gevraagd wordt naar tevredenheid over de gemeente, hinderaspecten, …).
  11. inkomenscategorieën
  12. persoonlijke bijzonderheden (onder meer betreffende gezondheid)

Naar de inhoudstafel

5.3. Pseudonimisering persoonsgegevens surveyresultaten

Na het invullen van jouw surveyresultaten, digitaal of op papier, zal het veldwerkbureau M.A.S. deze surveyresultaten in eerste instantie verwerken tot een zogenaamd surveydatabestand. Dit is een groot spreadsheet-bestand waarin alle antwoorden van alle respondenten opgenomen zijn. Dit surveydatabestand wordt vervolgens terug aan VSA bezorgd, die zal instaan voor de pseudonimisering. Dit betekent dat VSA elke link verwijdert tussen de persoonsgegevens zoals ontvangen van het Rijksregister en de gegevens die burgers (met toestemming) invulden. ABB ontvangt op zijn beurt uitsluitend het gepseudonimiseerde surveydatabestand. Deze overdracht van persoonsgegevens is geregeld in het protocol d.d. 28 april 2020. De link naar dit protocol vind je bij de relevante documenten (punt 12).

schema pseudominisering persoonsgegevens

Naar de inhoudstafel

6. GRONDSLAG VAN DE VERWERKING

ABB moet het gebruik van persoonsgegevens kunnen baseren op een van de grondslagen uit artikel 6 van de AVG.

6.1. Persoonsgegevens Rijksregister

Overeenkomstig artikel 4 van het Besluit tot oprichting van ABB, heeft het agentschap als taak “het uitvoeren van een samenhangend beleid inzake de lokale en de provinciale besturen en het stedenbeleid”. Daarnaast verplicht artikel 2 van het decreet over het lokaal bestuur (DLB) de gemeenten om de inwoners zo veel mogelijk te betrekken bij het beleid en te zorgen voor openheid van bestuur. Om te peilen naar het niveau van tevredenen en participatie van inwoners in hun bestuur, kunnen lokale besturen aldus een survey uitvoeren bij hun inwoners om hen te betrekken bij het beleid. Om coherentie te verzekeren, en elke gemeente een gelijkaardige survey te laten versturen, neemt ABB hier zijn coördinerende taak op.

VSA treedt op als derde vertrouwenspartij en ontvangt in die rol de gegevens van het Rijksregister. De verwerking van deze gegevens gebeurt op basis van een taak van algemeen belang, afgeleid uit de decretale opdracht van VSA tot het ontwikkelen van (Vlaamse openbare) statistieken.

In het kader van de GSM kreeg VSA vervolgens een machtiging van het Rijksregister om op te treden als derde vertrouwenspartij/Trusted Third Party (TTP) ten behoeve van ABB.

De ontvangst van de persoonsgegevens van het Rijksregister steunt dus op artikel 6, lid 1, c) (nakoming van een wettelijke plicht) en e) (taak van het algemeen belang) AVG.

Naar de inhoudstafel

6.2. Persoonsgegevens surveyresultaten

Voorafgaand aan het invullen van de survey, moeten deelnemers expliciet hun toestemming geven om hun antwoorden verder te gebruiken voor de opmaak van de GSM en verder (wetenschappelijk/beleidsrelevant) onderzoek. Aldus steunt deze verdere verwerking in eerste instantie op artikel 6, lid 1, a) AVG.

Daarnaast biedt artikel 6, lid 1, e) AVG ook een grondslag voor (verdere) verwerking door VSA en ABB. VSA treedt immers op als derde vertrouwenspartij en ontvangt in die rol de gegevens van het Rijksregister. De verwerking van deze gegevens gebeurt aldus op basis van een taak van algemeen belang, afgeleid uit de decretale opdracht van VSA tot het ontwikkelen van (Vlaamse openbare) statistieken. ABB verwerkt de persoonsgegevens in de surveyresultaten vervolgens om binnen zijn coördinerende opdracht ervoor te zorgen dat alle 300 steden en gemeenten beschikken over een representatieve monitor, hetgeen evenzeer als een taak van algemeen belang beschouwd kan worden.

Naar de inhoudstafel

7. GEGEVENSVERWERKING BIJ GEBRUIK SURVEYTOOL

De surveytool waarop je jouw gegevens invult, wordt voorzien door het veldwerkbureau M.A.S. Deze surveytool gebruikt geen tracking software of cookies.

Om veiligheidsredenen daarentegen wordt in de algemene logfile van de server wel het dataverkeer gelogd. Meer bepaald worden jouw IP-adres, URL, verwijzende URL (inclusief token/inlogcode) en gebruikersagent (inclusief browser, toestel en besturingssysteem) opgeslagen.

Deze informatie wordt uitsluitend voor beveiligingsredenen bewaard en wordt ook alleen daarvoor bekeken. Aan het einde van elke maand worden de logfiles van de vorige maand na controle verwijderd.

Je hebt ten alle tijden het recht om deze persoonsgegevens in te zien, te veranderen of te laten verwijderen. Hiervoor kan je met ons contact opnemen via abb.veiligheid@vlaanderen.be of contact opnemen met het veldwerkbureau.

Naar de inhoudstafel

8. BEWAARTERMIJN EN -LOCATIE

De betrokken partijen mogen jouw persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor het doel van de gegevensverwerking (artikel 5, eerste lid, sub e, AVG). Dit betekent dat VSA en het veldwerkbureau M.A.S. de persoonsgegevens uit het Rijksregister (punt 5.1) én de persoonsgegevens uit de surveyresultaten (punt 5.2) zullen vernietigen zodra VSA het gepseudonimiseerd surveydatabestand aan ABB overhandigd heeft. VSA zal dan ook het gepseudonimiseerd surveydatabestand vernietigen.

Deze vernietiging vindt zo spoedig mogelijk plaats. Vanaf het ogenblik van vernietiging beschikken VSA en het veldwerkbureau M.A.S. over geen enkel persoonsgegeven meer. Dit heeft uiteraard ook impact op de mogelijkheid om jouw privacyrechten (punt 11) uit te oefenen.

ABB bewaart het ontvangen gepseudonimiseerd surveydatabestand voor langere termijn. Meer specifiek zullen de data voor twee legislaturen op het niveau van de gemeenteraadsverkiezingen, volgend op deze waarin de survey uitgevoerd wordt, bijgehouden worden. Voor de opslag van dit surveydatabestand worden de nodige beveiligingsmaatregelen genomen.

ABB en VSA verwerken de door hen ontvangen persoonsgegevens uitsluitend binnen België. Ook de back-up van de data wordt in België bewaard. Het veldwerkbureau M.A.S. verbindt er zich daarnaast toe om de ontvangen persoonsgegevens niet buiten de Europese Economische Ruimte te verwerken.

Naar de inhoudstafel

9. BEVEILIGING PERSOONSGEGEVENS

Artikel 32 van de AVG verplicht ABB, VSA en het veldwerkbureau M.A.S. om passende technische en organisatorische maatregelen te nemen om het verlies van persoonsgegevens of onrechtmatige verwerking tegen te gaan.

ABB, VSA en het veldwerkbureau M.A.S. zorgen daarom voor de passende beveiliging van de persoonsgegevens die zij verwerken, in lijn met de daarvoor geldende wettelijke eisen en richtlijnen. Zo hebben slechts een beperkt aantal medewerkers van de betrokken partijen toegang tot de persoonsgegevens uit het Rijksregister en persoonsgegevens uit de Surveyresultaten, en dit enkel wanneer het noodzakelijk is in het kader van de opmaak van de GSM.

Naar de inhoudstafel

10. VERSTREKKING AAN DERDEN

Het gepseudonimiseerd surveydatabestand zal door ABB aan volgende partijen verstrekt worden.

  1. ABB zal de intrastedelijke oversampling op stadsdeel/wijk aan de 13 centrumsteden uit het gepseudonimiseerd surveydatabestand ook bezorgen aan de desbetreffende centrumstad. Het betreft hier de steden Aalst, Antwerpen, Brugge, Genk, Gent, Hasselt, Kortrijk, Leuven, Mechelen, Oostende, Roeselare, Sint-Niklaas en Turnhout. Met uitzondering van Kortrijk, realiseren deze steden immers een oversampling in hun stad. De centrumsteden staan bijgevolg in voor de verwerking van de binnenstedelijke surveyresultaten. Voor deze overdracht van de geanonimiseerde surveyresultaten zal een protocol afgesloten worden met de stad Antwerpen. De link naar dit protocol vind je bij de relevante documenten (punt 12).
  2. Daarnaast ontvangt ABB ook heel wat verzoeken voor wetenschappelijk onderzoek op de gepseudonimiseerde gegevens van de survey. Ook voor de uitwisseling in het kader van wetenschappelijk onderzoek wordt doorgaans een protocol afgesloten. Belangrijk hierbij: ABB zal steeds onderzoeken welke data van de ingevulde survey ook daadwerkelijk vereist zijn om de wetenschappelijke doeleinden te bereiken. ABB zal dus niet steeds het hele gepseudonimiseerd databestand uitwisselen. Voor de GSM editie 2017 worden intussen protocollen afgesloten. Zodra deze definitief zijn, vind je de link naar deze protocollen onderaan bij de relevante documenten (punt 12).

schema verwerking persoonsgegevens

Naar de inhoudstafel

11. JOUW PRIVACYRECHTEN

11.1. Welke rechten?

Inzake de bescherming en verwerking van gegevens heb je de volgende rechten:

  • recht op informatie wat er met jouw persoonlijke gegevens gebeurt;
  • recht op inzage en kopie van jouw gegevens. Wat de persoonsgegevens uit de surveyresultaten betreft, word je dit recht verzekerd door je de mogelijkheid te bieden om na het invullen van de survey een kopie van jouw antwoorden te downloaden;
  • recht op aanpassing, aanvulling of correctie van deze gegevens;
  • recht op vergetelheid, of het verwijderen van jouw gegevens;
  • recht op het intrekken van de toestemming om jouw gegevens bij te houden of te verwerken;
  • recht op overdraagbaarheid;
  • recht op weigering van geautomatiseerde individuele besluitvorming of profilering;
  • recht op beperking van verwerking.

Naar de inhoudstafel

11.2. Met wie en hoe contact opnemen?

Als je jouw rechten in het kader van de AVG wil uitoefenen, dan kan je steeds contact opnemen met ABB, VSA en/of het veldwerkbureau M.A.S. via onderstaande contactgegevens:

Agentschap Binnenlands Bestuur (ABB) t.a.v. de Data Protection Officer (DPO) Betreft: Verzoek privacyrechten Herman Teirlinckgebouw Havenlaan 88 bus 70 1000 Brussel e-mail: abb.veiligheid@vlaanderen.be

Vlaamse Statistische Autoriteit (VSA) Meer informatie over de gegevensverwerkingen door VSA en contactgegevens

Veldwerkbureau Homo Sapiens Sapiens bvba (M.A.S.) Meer informatie over de gegevensverwerkingen door het veldwerkbureau M.A.S en contactgegevens

Naar de inhoudstafel

11.3. Interne afhandeling van jouw verzoeken

Zoals hiervoor bepaald, kan je jouw verzoeken tot het uitoefenen van jouw rechten richten tot elke partij. Er werd evenwel een duidelijke interne afhandelingsprocedure afgesproken tussen de betrokken partijen. Dit is nodig aangezien VSA en het veldwerkbureau M.A.S. de persoonsgegevens zullen vernietigen, zodra het gepseudonimiseerd surveydatabestand aan ABB is bezorgd. Daarnaast zal ABB ook enkel over het gepseudonimiseerd surveydatabestand beschikken. We lichten je dan ook graag de afhandelingsprocedure toe.

Voor verzoeken ingediend vóór overdracht van gepseudonimiseerd surveydatabestand aan ABB:

  • Indien een betrokkene zijn verzoek richt aan het veldwerkbureau M.A.S. en/of aan verwerkingsverantwoordelijke VSA, zullen deze partijen elkaar hiervan onverwijld op de hoogte brengen en na onderlinge afstemming, indien mogelijk tegemoet komen aan het verzoek van de betrokkene. Verwerkingsverantwoordelijke ABB zal van dit verzoek en het resultaat op de hoogte gebracht worden door VSA.
  • Indien een betrokkene zijn verzoek richt aan ABB, brengt ABB dit verzoek onverwijld ter kennis van verwerkingsverantwoordelijke VSA en het veldwerkbureau M.A.S. Deze laatste twee partijen zullen na onderlinge afstemming, indien mogelijk tegemoet komen aan het verzoek van de betrokkene. Verwerkingsverantwoordelijke ABB zal van dit verzoek en het resultaat op de hoogte gebracht worden door VSA.

Voor verzoeken ingediend vanaf overdracht van het gepseudonimiseerd surveydatabestand aan ABB:

  • Indien een betrokkene zijn verzoek richt aan het veldwerkbureau M.A.S. en/of aan verwerkingsverantwoordelijke VSA, zal de desbetreffende partij dit verzoek onverwijld ter kennis brengen aan verwerkingsverantwoordelijke ABB. ABB zal dit verzoek vervolgens beoordelen. 
  • Indien een betrokkene zijn verzoek richt aan ABB, zal deze partij het verzoek beoordelen.

Naar de inhoudstafel

11.4. Mogelijkheid om klacht in te dienen

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van jouw persoonsgegevens of over de uitoefening van jouw rechten dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen.

Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA). Dit is de federale toezichthoudende autoriteit op het gebied van persoonsgegevensbescherming. Het klachtenformulier kan je na het invullen per post (ter attentie van de GBA, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel) of per e-mail versturen.

Daarnaast kan je over een Vlaamse instantie (zoals ABB of VSA) een klacht indienen bij de Vlaamse Toezichtcommissie voor de verwerking van persoonsgegevens (VTC), die alleen bevoegd is voor instanties van de Vlaamse overheid. Het klachtenformulier kan je na het invullen per post (ter attentie van de Vlaamse Toezichtcommissie, Koning Albert II-laan 15, 1210 Brussel) of per e-mail versturen.

Naar de inhoudstafel

12. RELEVANTE DOCUMENTEN

Naar de inhoudstafel

13. CONTACTGEGEVENS

Agentschap Binnenlands Bestuur (ABB) t.a.v. de Data Protection Officer (DPO) Herman Teirlinckgebouw Havenlaan 88 bus 70 1000 Brussel e-mail: abb.veiligheid@vlaanderen.be

Zie ook onze algemene privacyverklaring voor meer informatie over jouw privacyrechten.

We controleren regelmatig of we nog altijd aan ons beleid informatieveiligheid en privacy en deze privacyverklaring voldoen. Als je vragen hebt over deze privacyverklaring, kan je via bovenstaande gegevens contact met ons opnemen.

Naar de inhoudstafel